Cách đổ Master Data vào hệ thống

Bước 1: Xuất dữ liệu mẫu từ hệ thống

Tại màn hình danh sách của đối tượng (ví dụ: Đơn vị, Nhóm báo cáo, Sản phẩm…), người dùng sử dụng chức năng “Xuất” để xuất file dữ liệu mẫu dưới định dạng Excel/CSV.

File xuất ra đã được hệ thống cấu hình sẵn tên trường theo đúng chuẩn dữ liệu, làm cơ sở cho việc nhập liệu hàng loạt.

Cách thực hiện:

Người dùng chọn một hoặc nhiều bản ghi bất kỳ trên danh sách, sau đó thực hiện chức năng Export để lấy file mẫu.

-       Khi thực hiện xuất dữ liệu, hệ thống cho phép người dùng lựa chọn và sắp xếp các trường thông tin cần xuất. Người dùng chọn các trường thông tin từ cột bên trái và nhấn biểu tượng “+” để đưa sang danh sách các trường xuất ở cột bên phải.

-       Thứ tự các trường thông tin có thể được điều chỉnh linh hoạt bằng cách giữ chuột vào biểu tượng mũi tên hai chiều trước tên trường và kéo thả đến vị trí mong muốn.

-       Sau khi hoàn tất lựa chọn và sắp xếp, người dùng nhấn “Xuất” để hệ thống tạo file dữ liệu theo cấu hình đã thiết lập.

Bước 2: Chỉnh sửa và bổ sung dữ liệu trên file

Người dùng mở file dữ liệu đã xuất và tiến hành chỉnh sửa, bổ sung thông tin master data theo nhu cầu, lưu ý:

• Chỉ chỉnh sửa nội dung dữ liệu, không thay đổi tên cột (field name)
• Nhập dữ liệu đúng kiểu dữ liệu của từng trường (text, number, many2one…)
• Đối với các trường liên kết (many2one), giá trị nhập vào phải trùng khớp với tên hoặc mã đã tồn tại trong hệ thống

Bước 3: Import dữ liệu vào hệ thống

Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, người dùng quay lại màn hình danh sách, chọn chức năng Import và tải file Excel/CSV đã cập nhật lên hệ thống.

Cách thực hiện như sau:

-       Chọn chức năng Yêu thích > Import dữ liệu

-       Màn hình hiển thị khung tải tệp tin, kích chọn “Tải lên tệp” và chọn file dữ liệu vừa chỉnh sửa từ máy tính của bạn.

Trong quá trình import, hệ thống sẽ tự động:

• Ánh xạ các cột dữ liệu trong file với các trường tương ứng
• Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu
• Hiển thị thông báo lỗi chi tiết nếu phát hiện dữ liệu không đúng cấu trúc hoặc không hợp lệ

Bằng cách ấn vào nút “Kiểm thử”

Sau khi hệ thống xác nhận mọi trường dữ liệu hợp lệ, kích chọn nút “Nhập” để hệ thống nhập dữ liệu.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận dữ liệu sau import

Khi import hoàn tất, người dùng thực hiện kiểm tra lại dữ liệu trên hệ thống, bao gồm:

• Số lượng bản ghi đã được import
• Nội dung dữ liệu hiển thị
• Tính chính xác của các mối quan hệ dữ liệu liên quan

​